V súvislosti s vyhlásením mimoriadnej situácie si v tomto období (pozn. mimoriadna situácia v súvislosti so šírením ochorenia COVID-19) mnohí verejní obstarávatelia alebo obstarávatelia (ďalej budeme pre oba pojmy používať súhrnný pojem „verejný obstarávateľ“) pokladajú otázku ako zabezpečiť otváranie ponúk uchádzačov, aj napriek platnosti zákazu/obmedzenia návštev budov verejných obstarávateľov, tak aby bol dodržaný zákonný postup pri otváraní ponúk. Zákonná úprava pri otváraní ponúk uchádzačov ukladá verejným obstarávateľom povinnosť umožniť účasť na otváraní ponúk všetkým uchádzačom, ktorí predložili ponuky v lehote na predkladanie ponúk alebo lehote na predkladanie konečných ponúk. V praxi sa teda otvárania ponúk mohli osobne zúčastniť aj uchádzači a to v čase a mieste určenom v súťažných podkladoch a vo výzve na predkladanie ponúk, príp. oznámení o vyhlásení verejného obstarávania. Miestom otvárania ponúk boli vo veľkej väčšine prípadov priestory verejného obstarávateľa.
V zmysle vyššie uvedeného teda v aktuálnom období môže nastať problém, nakoľko v termíne otvárania ponúk môže byť miesto otvárania ponúk uchádzačom neprístupné na základe prijatých opatrení v súvislosti s ochorením COVID – 19. Ako by mal v tomto prípade verejný obstarávateľ postupovať ? Možnosti riešenia tejto situácie verejných obstarávateľov sa diferencujú v závislosti od toho, či je proces verejného obstarávania realizovaný prostredníctvom informačného systému zabezpečujúceho integritu predložených ponúk alebo nie.
V prípade, ak je proces verejného obstarávania realizovaný prostredníctvom informačného systému zabezpečujúceho integritu predložených ponúk je možné zabezpečiť proces otvárania ponúk uchádzačov počas platnosti zákazu/obmedzenia návštev budov verejných obstarávateľov prostredníctvom tohto informačného systému a „online“ sprístupnenia ponúk uchádzačom. Takýmto online sprístupnením ponúk môže byť napríklad aj telekonferencia. V tejto súvislosti je potrebné uviesť, že v prípade ak verejný obstarávateľ zverejnil súťažné podklady a výzvu na predkladanie ponúk, príp. oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania ešte pred platnosťou zákazu/obmedzenia návštev budov verejných obstarávateľov je verejný obstarávateľ povinný informovať uchádzačov o zmene spôsobu sprístupnenia otvárania ponúk na online spôsob. Verejný obstarávateľ túto zmenu oznámi uchádzačom prostredníctvom komunikačného systému, ktorý používa v rámci príslušného verejného obstarávania (napr. EVO systém, systém JOSEPHINE a pod.) Uvedenú zmenu spôsobu sprístupnenia otvárania ponúk verejní obstarávatelia zverejnia aj vo svojom profile. Zároveň pokiaľ je to z časového hľadiska možné a účelné v tejto súvislosti Úrad pre verejné obstarávanie odporúča aj vykonanie tzv. korigenda k oznámeniu, ktorým bolo verejné obstarávanie vyhlásené, kde verejný obstarávateľ informuje o zmene spôsobu otvárania ponúk.
V prípade, ak je proces verejného obstarávania realizovaný inak (napr. ponuky boli predkladané v listinnej forme) a mimoriadne opatrenia neumožňujú zabezpečiť pôvodne predpokladanú osobnú účasť uchádzačov na otváraní ponúk, verejný obstarávateľ je bohužiaľ povinný zmeniť (posunúť) termín otvárania ponúk, t. j. zmeniť súťažné podklady ako aj príslušnú výzvu na predkladanie ponúk, príp. oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania formou korigenda. O tomto rozhodnutí informuje v závislosti od použitého spôsobu vyhlásenia zákazky, ako aj jeho štádia. Ak je to možné a účelné vhodným spôsobom informuje uchádzačov, uverejní informáciu na svojom profile, príp. vykoná korigendum príslušného oznámenia.
V prípade potreby Vám naša advokátska kancelária v spolupráci so spoločnosťou BALTEUS spol. s r.o. vie poskytnúť právne poradenstvo v súvislosti s potrebnými úkonmi vo vzťahu k otváraniu ponúk v rámci jednotlivých procesov verejného obstarávania počas mimoriadnej situácie ako aj ostatné právne poradenstvo v oblasti verejného obstarávania.
