Verejné obstarávanie je pomerne formalizovaný proces, ktorý si vyžaduje najmä v prípade rozsiahlejších zákaziek zadávaných postupom nadlimitnej zákazky (ale aj zákazky podlimitnej) predložiť kvantum potvrdení a dokladov, ktoré predstavujú pre každého z uchádzačov nemalú administratívnu záťaž. Tento proces sa dá zjednodušiť prostredníctvom zápisu do zoznamu hospodárskych subjektov.
Obzvlášť pri podmienkach účasti osobného postavenia podľa ust. § 32 z. č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní (ďalej len „ZVO“) je od záujemcov požadované kvantum dokladov a potvrdení, pričom len málo verejných obstarávateľov uvádza, ktoré z dokladov uvedených v ust. § 32 ods. 1 písm. a) až f) ZVO si vie overiť z informačných systémov verejnej správy podľa ust. § 32 ods. 3 ZVO, a preto uchádzači nemajú inú možnosť, než doklady uvedené v ust. § 32 ods. 2 ZVO nevyhnutné pre preukázanie podmienok účasti osobného postavenia podľa predchádzajúceho odseku predložiť.
Zákonodarca si však bol vedomý, akú administratívnu záťaž ukladá záujemcom prostredníctvom ust.§ 32, a preto zákon o verejnom obstarávaní obsahuje viaceré inštitúty akým spôsobom možno uchádzačov od tejto záťaže odbremeniť. Takýmito inštitútmi sú napríklad jednotný európsky dokument (tzv. JED) alebo čestné vyhlásenie podľa ust. 114 ods. 1 v prípade podlimitných zákaziek, prostredníctvom ktorých môže uchádzač dočasne nahradiť doklady preukazujúce splnenie podmienok účasti a až následne po lehote na predkladanie lehôt sú na požiadanie povinní nahradené doklady predložiť. Uvedené má najväčší význam pri zákazkách, v ktorých sa obstarávateľ rozhodol využiť tzv. reverzný postup, v zmysle ktorého vyhodnocuje podmienky účasti len u uchádzača, ktorý sa umiestni na prvom mieste vzhľadom na kritéria pre vyhodnotenie ponúk. Uchádzači, ktorí sa ocitli na neúspešných pozíciách preto využitím JEDu alebo čestného vyhlásenia môžu ušetriť čas s prípravou ponuky, pri ktorej by neboli úspešní. V tejto súvislosti by sme si však dovolili čitateľov upozorniť, že uvedené inštitúty neslúžia záujemcom na to, aby oddialili svoje rozhodnutie o tom, akými kapacitami bude neskôr preukazovať splnenie podmienok účasti, a tieto kapacity hľadal v čase po uplynutí lehoty na predkladanie ponúk. Každý uchádzač musí spĺňať podmienky účasti v lehote na predkladanie ponuky.
Ďalším spôsobom, ako si proces prihlasovania do verejného obstarávania uľahčiť, a to najmä vtedy, ak sa prihlasujete do viacerých verejných obstarávaní, je byť registrovaný a zapísaný v zozname hospodárskych subjektov. Zoznam hospodárskych subjektov je informačný systém verejnej správy spravovaný Úradom pre verejné obstarávanie, v ktorom je vedený zoznam hospodárskych subjektov, ktoré preukázali splnenie podmienok účasti osobného postavenia podľa ust. § 32 ods. 1 písm. a.) až f) a ods. 2, 4 a 5 a zároveň o zápis a registráciu požiadali. Zápis do hospodárskych subjektov je účinný voči každému verejnému obstarávateľovi a údaje v ňom uvedené nie je potrebné v postupoch verejného obstarávania overovať. Zápis je platný 3 roky, v dôsledku čoho teda uchádzači po dobu troch rokov nemusia úmorne predkladať potvrdenia od správcov dane, colných úradov, sociálnej a zdravotnej poisťovne, výpis z registra trestov a ďalšie doklady, ktorých platnosť je v zmysle ZVO je v podstate kratšia ako 3 mesiace.
Zoznam hospodárskych subjektov je vhodným riešením aj pre subdodávateľov a tretie osoby, ktorých kapacitami sa rozhodol uchádzač preukazovať splnenie podmienok účasti ekonomického a finančného postavenia ako aj technickej a odbornej spôsobilosti, na koľko v zmysle ust. § 33 ods. 2 a 34 ods. 3, okrem preukázania právneho vzťahu je nevyhnutné u týchto osôb preukázať aj splnenie podmienok účasti. Často nastávajú situácie, kedy si uchádzači neuvedomia pri predkladaní svojej ponuky, že istú zodpovednosť nesú aj za svojich subdodávateľov, resp. za tretie osoby v zmysle ust. § 33 ods. 2 a 34 ods. 3, nakoľko v prípade ak nepreukážu splnenie podmienok účasti osobného postavenia aj za tieto osoby, ich ponuka bude vylúčená. V prípadoch, keď sú na tieto skutočnosti uchádzači vyzvaní, už je neskoro nakoľko najčastejšie využívaná 5 dňová lehota na predloženie dokladov nahradených za tieto osoby už nestačí na to, aby ste stihli zabezpečiť všetky potrebné doklady podľa ust. § 32 ods. 1.
Na druhej strane existuje aj povinnosť pre uchádzačov zapísať sa do zoznamu hospodárskych subjektov, a to vtedy, ak sa chcú registrovať v elektronickom trhovisku, nakoľko v súlade s ust. § 14 ods. 1, je podmienkou účinnosti registrácie na elektronickom trhovisku aj zápis do zoznamu hospodárskych subjektov.
V nadväznosti na uvedené Vám v prípade, ak máte záujem sa zúčastňovať vo vyššej miere na verejnom obstarávaní, a to už ako uchádzač alebo subdodávateľ, resp. tretia osoba ktorej kapacity sa iný uchádzač chystá využiť, odporúčame zapísať sa do zoznamu hospodárskych subjektov (ZHS). ZHS nenahrádza povinnosť zápisu subjektu do registra partnerov verejného sektora.
Žiadosť na zápis je možné podať v listinnej alebo elektronickej podobe. Pred podaním žiadosti o zápis do ZHS je potrebné uhradiť správny poplatok vo výške 66,- EUR. Nakoľko naša kancelária poskytuje zápis do zoznamu hospodárskych subjektov, a celé podanie vyhotovuje výlučne v elektronickej podobe, správny poplatok je polovičný, t.j. vo výške 33,- EUR.
UVO zapíše hospodársky subjekt do ZHS do 15 kalendárnych dní odo dňa predloženia kompletnej žiadosti o zápis vrátane všetkých príloh a potvrdenia o zaplatení správneho poplatku. Ako sme už uviedli, platnosť zápisu v ZHS je 3 roky, následne je možné podať UVO novú žiadosť na opätovný zápis prípadne podať žiadosť o predĺženie platnosti zápisu. Je nevyhnutné spomenúť, že jednou z povinnosti hospodárskeho subjektu je oznamovanie zmien údajov uvedených v ZHS úradu, a to do 30 dní odo dňa zmeny údajov. Každý zápis zmeny údajov je spoplatnený.
V rámci činnosti našej advokátskej kancelárie Hronček & Partners, s. r. o. sa zaoberáme poradenstvom v oblasti verejného obstarávania, pričom do tejto kategórie samozrejme spadá aj zápis do zoznamu hospodárskych subjektov a preto, ak Vás zaujali výhody plynúce zo zápisu do Zoznamu hospodárskych subjektov, neváhajte nás kontaktovať a radi Vám poskytneme bližšie informácie a inštrukcie spojené so zápisom.
