Článok

V tomto článku sme pre Vás pripravili prehľad o spracúvaní a ochrane osobných údajov dotknutých osôb pri zabezpečovaní priebehu volieb.

Povinnosti prevádzkovateľa

Podmienky výkonu volebného práva a organizácie volieb upravuje zákon č. 180/2014 Z.z. o podmienkach výkonu volebného práva a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon č. 180/2014 Z.z.“). Tento zákon prevádzkovateľom ukladá celý rad povinností, na splnenie ktorých je nevyhnutné spracúvať osobné údaje dotknutých osôb – voličov.

 Prevádzkovateľ, ktorým je vo väčšine prípadov obec, je povinný spracúvať osobné údaje dotknutých osôb na účely zabezpečovania priebehu volieb v súlade s NARIADENÍM EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „Nariadenie GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „ zákon č. 18/2018“).

Nariadenie GDPR ukladá prevádzkovateľom pri spracúvaní osobných údajov povinnosť dodržiavať isté zásady. Jednou z týchto zásad je transparentnosť, ktorá predovšetkým poukazuje na povinnosť prevádzkovateľa poskytnúť dotknutým osobám všetky informácie stanovené v článkoch 13 a 14 a všetky oznámenia v článkoch 15, 22 a 34 Nariadenia GDPR. Inými slovami, zásada transparentnosti znamená pre prevádzkovateľa najmä plnenie informačnej povinnosti voči dotknutým osobám.

V súlade s vyššie uvedenými článkami Nariadenia GDPR a na základe vyjadrenia Úradu na ochranu osobných údajov, prevádzkovateľ musí mať splnenú komplexnú informačnú povinnosť, ktorú by mal mať zverejnenú na úradnej tabuli alebo na webovom sídle. Možností, ako splniť informačnú povinnosť je však viac. Prevádzkovateľ môže príslušné dokumenty umiestniť okrem úradnej tabule a webovej stránky napríklad priamo pri vstupe do volebnej miestnosti, na stole s hlasovacími hárkami alebo ich môže poslať spolu s dokumentami, ktoré sa voličom pred voľbami zasielajú (napr. o práve voliť a byť volený alebo oznámenie o mieste a čase volieb).

Informačná povinnosť by mala dotknuté osoby informovať o všetkých účeloch spracúvania osobných údajov, čiže aj o zabezpečení priebehu volieb, právnych základoch takýchto spracúvaní a taktiež by mala dotknuté osoby informovať o konkrétnych osobných údajoch, ktoré sa spracúvajú.

V tomto prípade sa na základe zákona č.180/2014 Z.z. o voličovi – dotknutej osobe, v rámci zoznamu stálych voličov, spracúvajú údaje v rozsahu:

• meno a priezvisko,
• rodné číslo, ak ide o cudzinca, dátum narodenia, pokiaľ rodné číslo nemá pridelené,
• štátna príslušnosť,
• názov obce, názov ulice, ak sa obec člení na ulice, súpisné číslo a orientačné číslo domu trvalého pobytu.

Účelov spracúvania osobných údajov pre zabezpečenie priebehu volieb je viacero a mali by byť preto v informačnej povinnosti rozpísané jednotlivo. Sú to konkrétne:

• Vedenie stáleho zoznamu voličov;
• Vedenie evidencie členov okresnej, miestnej a okrskovej volebnej komisie;
• Vedenie kandidátnej listiny.

Nakoľko zabezpečovanie priebehu volieb je povinnosťou obce, ktorá vyplýva zo zákona č.180/2014 Z.z., právnym základom je tak plnenie zákonných povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR.

Prevádzkovateľ preukazuje len splnenie svojej povinnosti, ktorou je informovanie dotknutej osoby. Nie je povinný preukazovať, či sa dotknutá osoba naozaj oboznámila s obsahom informačnej povinnosti jej prečítaním. Taktiež je dôležité, aby bol prevádzkovateľ pripravený poskytnúť informácie v jazyku národnostnej menšiny a/alebo vo forme určenej pre zrakovo hendikepované dotknuté osoby.

V prípade, že ide o zrakovo hendikepovaného voliča, môže sa určiť jeden z členov komisie, ktorý prečítaním informačnej povinnosti oboznámi dotknutú osobu o spôsobe spracúvania jeho osobných údajov. Poverený člen komisie je povinný hendikepovanú dotknutú osobu oboznámiť o spôsobe hlasovania, no za žiadnych okolností nesmie manipulovať (upraviť alebo vložiť do obálky) s voličovým hlasovacím lístkom.

Príklad, ako taká informačná povinnosť obce vo vzťahu k voličom môže vyzerať, si môžete v prípade potreby na vyžiadanie stiahnuť.

Organizačné (režimové) opatrenia

Osobné údaje je možné spracúvať len oprávnenými osobami, čiže osobami, ktoré sú oprávnené oboznamovať sa s údajmi uvedenými v zozname voličov alebo na kandidátnej listine. Sú nimi napríklad členovia komisie a jej zapisovateľ. Spracúvať sa môžu len údaje, ktoré sú správne a úplné, a podľa potreby aktualizované vo vzťahu k účelu spracúvania. Poskytovanie osobných údajov by malo prebiehať spôsobom, ktorý nenaruší ich dôvernosť. Preto poskytovanie takýchto údajov cez telefón alebo elektronicky bez šifrovania alebo anonymizácie je zakázané. 

Každá oprávnená osoba je podľa §11 ods. 4 zákona č. 180/2014 Z.z. povinná zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, s ktorými sa oboznámila v zozname voličov. Preto ak sa v miestnosti nachádza osoba, ktorá nie je oprávnenou osobou prevádzkovateľa, musí sa zabezpečiť, aby táto osoba nebola oboznámená s údajmi uvedenými v zozname voličov. Neoprávnené osoby nachádzajúce sa vo volebnej miestnosti nemôžu do zoznamu ani nahliadať, či si robiť záznamy. To isté platí pre neoprávnené osoby, ktoré prenášajú dokumenty s osobnými údajmi. Treba zabezpečiť, aby tieto osoby nemali prístup k obsahu osobných údajov. Na takéto prenášanie sa vyžaduje súhlas od určenej osoby, ktorá musí vyhodnotiť či takýto prenos neohrozuje zabezpečenie ochrany osobných údajov.

Oprávnené osoby musia zabezpečiť, aby nedošlo ani len k náhodnému oboznámeniu sa s osobnými údajmi iných dotknutých osôb. Z toho dôvodu je potrebné, aby sa dotknuté osoby vybavovali jednotlivo pri dodržiavaní diskrétnej zóny alebo aby osoby prichádzali do volebnej miestnosti priebežne a tak dochádzalo k postupnému prevzatiu hlasovacích lístkov. V prípade, že je nutné, aby volič podpísal prevzatie hlasovacieho lístka a obálky, oprávnené osoby sa musia uistiť, aby nedošlo k neoprávnenému sprístupňovaniu osobných údajov iných dotknutých osôb, ktorých údaje sa nachádzajú na rovnakej strane príslušného zoznamu voličov. Takémuto neoprávnenému sprístupňovaniu sa dá predísť napríklad priložením čistého papiera na zoznam iných voličov, ktorí sa nachádzajú na rovnakom zozname voličov. Tento spôsob umožní podpisujúcemu voličovi vidieť len svoje vlastné osobné údaje a nedôjde tak k narušeniu dôvernosti údajov ostatných voličov. Rovnaké opatrenia na ochranu osobných údajov ostatných voličov na zozname sa vzťahujú aj na hlasovanie mimo miesta volebnej miestnosti.

Môže sa stať, že sa osobné údaje budú musieť postúpiť iným oprávneným osobám (ako je napríklad Policajný zbor, prokuratúra alebo príslušný súd) v rámci priestupkového alebo trestného konania. Takéto postupovanie osobných údajov je možné len s povolením štatutárneho orgánu, na základe písomnej žiadosti príslušného orgánu a v súlade s príslušným osobitným zákonom. Štatutárny orgán poverí oprávnenú osobu odovzdať príslušné osobné údaje príslušnému orgánu a to len na základe záznamu o odovzdaní, kde sa presne definuje komu a z akého dôvodu sa príslušné údaje poskytujú. Týmto protokolom sa prenáša zodpovednosť za ochranu osobných údajov v súlade so zákonom č. 18/2018 Z.z. na preberajúceho.

Evidencia členov okresnej volebnej komisie, miestnej volebnej komisie a okrskovej volebnej komisie a vedenie kandidátnej listiny

Prevádzkovateľ, v tomto prípade obec, je povinná si plniť informačnú povinnosť aj interne a to vo vzťahu k členom komisie, ako aj k jednotlivým kandidátom do zastupiteľstva, pretože aj ich osobné údaje sú spracúvané prevádzkovateľom. Konkrétne sa osobné údaje nachádzajú na zaregistrovanej kandidátnej listine, ktorú podala politická strana. Na základe zákona č. 180/2014 Z.z. táto kandidátna listina musí obsahovať:

• názov politickej strany alebo názvy politických strán tvoriacich koalíciu,
• zoznam kandidátov, ktorý obsahuje:

1. meno, priezvisko, titul a dátum narodenia kandidáta,
2. zamestnanie, ktoré kandidát vykonáva v čase podania kandidátnej listiny; údaj o zamestnaní nesmie obsahovať žiadne vlastné mená alebo ich skratky,
3. adresu trvalého pobytu kandidáta,
4. poradie na kandidátnej listine vyjadrené arabským číslom pri všetkých kandidátoch,

• meno, priezvisko, funkciu, podpis osoby oprávnenej konať v mene politickej strany a odtlačok pečiatky politickej strany; v prípade koalície meno, priezvisko, funkciu, podpis osoby oprávnenej konať v mene každej politickej strany tvoriacej koalíciu a odtlačok pečiatky každej politickej strany tvoriacej koalíciu.

Prevádzkovateľ teda spracúva osobné údaje vo vyššie uvedenom rozsahu. Osobné údaje, ktoré sú obsiahnuté v kandidátnej listine zaraďujeme do kategórie bežných osobných údajov.

Ešte pred uvedením Nariadenia GDPR do platnosti, zákon č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon č. 122/2013 Z.z.“) radil členstvo v politickej strane do osobitnej kategórie osobných údajov (§13 zákona). Spracúvanie takýchto osobných údajov by teda bolo zakázané, ak by nespadalo do niektorých z výnimiek vypísaných v §14 zákona č. 122/2013 Z.z.. To už však teraz neplatí, nakoľko Nariadenie GDPR vyradilo členstvo v politickej strane z osobitnej kategórie osobných údajov.

V prípade, že kandidátna listina obsahuje viac získaných osobných údajov ako stanovuje zákon č. 180/2014 Z.z. pre účel zabezpečenia priebehu volieb, určená osoba zabezpečí výmaz tej časti údajov, ktoré sú nepotrebné pre daný účel spracúvania. Tento prístup odzrkadľuje jednu zo zásad stanovených Nariadením GDPR – zásadu minimalizmu.

Ďalšie informácie ohľadom volieb a ich súlade s GDPR budeme podľa potreby aktualizovať.

Zdroje:

Zákon č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov 

Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679

Často kladené otázky k Nariadeniu a zákonu o č. 18/2018 Z.z. 

Úrad na ochranu osobných údajov SR: Zabezpečenie priebehu volieb a ochrana osobných údajov voličov