Príchod NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov), ďalej len „Nariadenie“, spôsobil nemalé problémy zamestnávateľom pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov, hlavne čo sa týka ich členstva v odboroch. Mnoho zamestnávateľov začalo intenzívne premýšľať nad tým, akým spôsobom nastaviť „spoluprácu“ s odborovými organizáciami tak, aby spracúvanie osobných údajov bolo v súlade s Nariadením, Zákonom 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a napokon aj v súlade so samotným Zákonníkom práce č. 76/2021 Z. z. ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov a ktorým sa menia a dopĺňajú niektoré zákony, nakoľko ide o osobitnú kategóriu osobných údajov.
Spracúvanie osobitnej kategórie osobných údajov sa vo všeobecnosti zakazuje, pokiaľ sa neuplatní niektorá z výnimiek v zmysle čl. 9 ods. 2 Nariadenia, kedy je spracúvanie osobitnej kategórie osobných údajov dovolené. Takéto spracúvanie však musí mať primeraný právny základ v súlade s čl. 6 ods. 1 Nariadenia. V zmysle článku 9 ods. 2 písm. b) Nariadenia je možné stanoviť zamestnávateľovi rozsah povinností v rámci kolektívnej zmluvy, ak je „spracúvanie nevyhnutné na účely plnenia povinností a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia a sociálnej ochrany, pokiaľ je to povolené právom Únie alebo právom členského štátu alebo kolektívnou zmluvou podľa práva členského štátu, poskytujúce primerané záruky ochrany základných práv a záujmov dotknutej osoby“.
Spracúvanie údajov o členstve v odboroch zamestnávateľom v súlade s Nariadením
Vo väčšine prípadov zamestnávateľ nemá záujem spracúvať o svojich zamestnancoch informácie ohľadom ich členstva v odborových organizáciách, ale sú prípady, keď sa tomu jednoducho nevyhne. Ako príklad môžeme uviesť zrážky zo mzdy odborovým organizáciám alebo súčinnosť s odborovými organizáciami pri hájení záujmov zamestnancov.
Mnohí zamestnanci uhrádzajú členský príspevok do odborovej organizácie formou zrážky zo mzdy prostredníctvom zamestnávateľa. Pri akýchkoľvek zrážkach zo mzdy, spisuje zamestnanec so zamestnávateľom písomnú dohodu. Nie je nutné, a ani zákonom dané, že dohoda musí obsahovať názov príjemcu. Postačuje zadefinovať číslo účtu a sumu, ktorá bude na daný účet odvádzaná. Tým sa zamestnávateľ takpovediac „vyhne“ spracúvaniu osobitnej kategórie osobných údajov. Pozor však treba dať aj pri výplatných páskach a takéto zrážky zadefinovať len ako „iné zrážky“. Ďalšou možnosťou je ponúknuť zamestnancovi iné riešenie, ako napr. nastavenie si trvalého príkazu v banke, prípadne v mobilnej aplikácii banky - čo je v dnešnej dobe asi najjednoduchší spôsob odvádzania poplatkov zo mzdy.
V prípade úhrady členského príspevku formou zrážky zo mzdy, si odborové organizácie častokrát vyžadujú od zamestnávateľa menný zoznam zamestnancov - členov odborovej organizácie, u ktorých bola v príslušnom mesiaci takáto zrážka zo mzdy vykonaná pre ich internú kontrolu, či si členovia plnia svoje povinnosti.
V tomto prípade sa môžeme oprieť o článok 88 Nariadenia, ktorý umožňuje „členským štátom prostredníctvom právnych predpisov alebo kolektívnych dohôd stanoviť konkrétnejšie pravidlá na zabezpečenie ochrany práv a slobôd pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov v súvislosti so zamestnaním, najmä na účely prijatia do zamestnania, plnenia pracovnej zmluvy, vrátane plnenia povinností vyplývajúcich z právnych predpisov alebo kolektívnych zmlúv, ďalej na účely riadenia, plánovania a organizácie práce, rovnosti a rozmanitosti na pracovisku, ochrany zdravia a bezpečnosti pri práci, ochrany majetku zamestnávateľa alebo zákazníka, ako aj na účely uplatňovania a využívania práv a výhod súvisiacich so zamestnaním na individuálnom alebo kolektívnom základe a na účely ukončenia pracovného pomeru“ a tiež spracúvania osobných údajov osobitnej kategórie s uplatnením výnimky v zmysle čl. 9 ods. 2 písm. b) Nariadenia.
Avšak tento právny základ (článok 9 ods. 2 písm. b)) nie je adekvátnym právnym základom spracúvania informácie o odborovej príslušnosti zamestnancov pre zamestnávateľa pri realizácii zrážok zo mzdy na výber členského príspevku.
Vhodným riešením je využitie vyššie uvedenej výnimky a stanovenie nových presných pravidiel pre spracúvanie ochrany osobných údajov spôsobom, ktorý by vo vybraných prípadoch umožnil odborovej organizácii dožadovať sa predmetných osobných údajov, vrátane osobitných kategórií osobných údajov, pričom zamestnávateľ by bol povinný takéto údaje poskytnúť v zmysle takto formulovanej kolektívnej zmluvy. V rámci nej by malo byť zadefinované:
- presné označenie prípadov, v ktorých sa bude predmetná výnimka uplatňovať (kedy zamestnávateľ môže poskytnúť osobné údaje zamestnancov odborovej organizácii),
- rozsah osobných údajov a štruktúra poskytovaných informácií a forma ich spracúvania,
- doba spracúvania týchto osobných údajov,
- technické a organizačné opatrenia pred nepovoleným prístupom tretej strany.
V neposlednom rade je nutné zabezpečiť primerané technické a organizačné opatrenia.
Tu nastáva problém, resp. povinnosť navyše pre zamestnávateľa, ak odborová organizácia sídli v priestoroch prevádzkovateľa a využíva priestory a technické prostriedky prevádzkovateľa. V takomto prípade sa členovia jej organizácie musia riadiť bezpečnostnými opatreniami prijatými zamestnávateľom. Nastáva neštandardná situácia, kedy k spracúvaným osobným údajom, vrátane osobitnej kategórie, musí prijať primerané bezpečnostné opatrenia rovnako zamestnávateľ aj odborová organizácia. To znamená, že zamestnávateľ musí nastaviť nasledovné opatrenia s ohľadom na spracúvanie osobitnej kategórie osobných údajov, aj keď k ich spracúvaniu v podstate nedochádza:
K osobným údajom spracúvaným na dátových úložiskách, ktoré využíva zároveň aj odborová organizácia, by mali mať prístup len oprávnené osoby, a to len v rozsahu, ktorý zodpovedá ich pracovnému zaradeniu, príp. plneniu pracovných úloh.
Osobné údaje musia byť chránené pri všetkých spracovateľských operáciách a to striktným nastavením pravidiel spracúvania osobných údajov ( aj citlivej kategórie osobných údajov) pri zohľadnení všetkých situácií od vstupu do objektu, prístupom k údajom, bezpečnosť v online svete až po samotnú likvidáciu osobných údajov. V rámci každej spracovateľskej operácie musí byť poverená osoba riadne poučená a musí jej byť presne vymedzený rozsah a účel spracúvania osobných údajov.
Zdroje:
https://library.fes.de/pdf-files/bueros/slowakei/15455.pdf
NARIADENIE EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov)
Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce
