V nadväznosti na avizovanú sériu článkov o právnych aspektoch digitalizácie pokračujeme článkom o elektronickom účtovníctve a jeho výhodách, nevýhodách či dôsledkoch jeho aplikácie v praxi.
Rastúci počet elektronických účtovných záznamov podnietil aj slovenského zákonodarcu k digitalizácii resp. elektronizácii účtovníctva prijatím novely zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej aj len „Zákon o účtovníctve“) účinnej od 01. januára 2022, a to zákonom č. 456/2021 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
Zákon o účtovníctve upravuje, že účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov vytváraných podľa § 4 ods. 5 zákona o účtovníctve.
Podľa novej právnej úpravy účtovný záznam môže byť vyhotovený v listinnej ako aj elektronickej podobe, pričom obe formy sú si právne rovnocenné (vyhotovenie elektronickej podoby je však len jednou z možností, účtovníctvo môže byť stále vedené aj v tradičnej listinnej forme). Elektronickým účtovným záznamom sa pritom rozumie účtovný záznam (napr. faktúra, daňové priznanie, výpis z banky a pod.) vyhotovený:
- v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
- zaručenou konverziou alebo naskenovaním, zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,
- v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.
Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu až do ukončenia doby ustanovenej v § 35 ods. 3 Zákona o účtovníctve, pričom táto povinnosť sa vzťahuje aj na prenos účtovného záznamu inej osobe.
Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu je zabezpečená, ak účtovná jednotka, ktorou je vyhotoviteľ, je schopná preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovila a účtovná jednotka. ktorou je prijímateľ, je schopná preukázať, že prijatý účtovný záznam je od vyhotoviteľa. Neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú. Čitateľnosť účtovného záznamu je zabezpečená, ak obsah účtovného záznamu je čitateľný ľudským okom. Účtovná jednotka je povinná pri zabezpečení čitateľnosti účtovného záznamu dodržať neporušenosť jeho obsahu.
V prípade ak sa elektronický účtovný záznam zasiela alebo inak sprístupňuje inej osobe, použitie elektronického účtovného záznamu podlieha písomnej dohode zúčastnených strán alebo vysloveniu súhlasu prijímateľom účtovného záznamu. Za vyslovenie súhlasu sa považuje informácia o akceptovaní účtovného záznamu, ktorým je aj samotné zaplatenie požadovanej sumy na základe zaslanej elektronickej faktúry.
Pri podpisovaní elektronického účtovného záznamu prichádza do úvahy vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe, ktorý umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila.
Transformáciou účtovného záznamu rozumie zmena podoby účtovného záznamu pri spracovaní účtovného záznamu v účtovnej jednotke, pričom neporušenosť obsahu účtovného záznamu zostáva zachovaná. Zmenou podoby účtovného záznamu je zmena z listinnej podoby účtovného záznamu na elektronickú podobu účtovného záznamu alebo zmena elektronickej podoby účtovného záznamu na listinnú podobu účtovného záznamu. Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, len ak účtovný záznam je preukázateľný. V súlade so zvoleným spôsobom uchovávania účtovných záznamov účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, ktorý ešte nebol predmetom transformácie, pričom je povinná uchovávať účtovný záznam v podobe, ktorá je výsledkom transformácie účtovného záznamu.
Účtovná jednotka, ktorá neuchováva účtovné záznamy v elektronickej podobe, môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi alebo spôsobom podľa Zákona o účtovníctve, ak účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať.
Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme účtovná jednotka zabezpečí:
- úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe
- obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou,
- čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe
- neporušenosť obsahu účtovného záznamu.
Transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej možno vykonať zaručenou konverziou alebo naskenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme (formáty PDF, PNG, JPG, TIFF, atď.). Elektronický účtovný záznam možno transformovať do listinnej podoby zaručenou konverziou alebo, ak elektronický účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, možno ho jednoducho vytlačiť so zachovaním neporušenosti a čitateľnosti obsahu.
Od 01. januára 2022 sa účtovné dokumenty povinne ukladajú do Registra účtovných závierok len v elektronickej forme umožňujúcej automatizované spracovanie údajov. Neuloženie účtovných dokumentov v elektronickej podobe zákon sankcionuje ako správny delikt.
Zavedenie možnosti elektronického účtovníctva má rôzne dôsledky, ktoré môžu byť považované rovnako za negatívne ako aj pozitívne podľa subjektívneho názoru účtovnej jednotky. Je však všeobecná zhoda na tom, že eliminácia zaobchádzania s listinnými dokumentami šetrí životné prostredie (a to predovšetkým papier, tlačiareň, farby do tlačiarne, šanóny, euroobaly a iné potrebné kancelárske potreby vrátane fyzického miesta na archiváciu listinných dokumentov vrátane potreby zabezpečenia tohto miesta pred tretími osobami). Na strane druhej je však potrebné zabezpečiť účtovnú jednotku pre zaobchádzanie a archiváciu elektronického účtovníctva a celkovú kybernetickú bezpečnosť údajov - softvérové vybavenie, dátové úložiská, tzv. antivírusová ochrana, náklady na elektrickú energiu a chladenie zariadení a navyše je potrebné myslieť aj na školenie a vzdelávanie kompetentných osôb pri zavádzaní elektronického účtovníctva. Uvedené spôsobuje pre účtovnú jednotku náklady vo forme softérových riešení pre účtovné jednotky (často aj individualizovaných), rôznych úložných „cloudových“ riešení pre archiváciu účtovníctva ako aj náklady na školenie alebo vzdelávací kurz. Všeobecne tiež môžeme usúdiť, že elektronické účtovníctvo je bezpečnejšie z hľadiska jeho fyzického uchovávania (nie je možné jednoducho ho stratiť, nemôže sa zničiť napr. požiarom alebo povodňami), nakoľko jeho existencia aj na fyzických zariadeniach je garantovaná viacerými stupňami ochrany. Na druhej strane však existuje riziko jeho zneužitia tretími osobami v prípade prelomenia jeho softvérovej ochrany. Elektronické účtovníctvo navyše uľahčuje prácu s účtovnými dokumentami, nakoľko systém si vie dokumenty vrátane ich náležitosti (napr. číslo faktúry, dátum, dodávateľ, odberateľ a pod.) sám „načítať“ a eliminuje sa tak riziko zjavných omylov pri písaní alebo čítaní alebo ďalšej práci s elektronickými účtovnými záznamami.
Prenesenie povinností do elektronického prostredia tak vedie k uľahčeniu administratívnych prác v oblasti účtovníctva a pridanou hodnotou je, že má zároveň pozitívny vplyv na životné prostredie.
