Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník (ďalej ako „Obchodný zákonník“) ukladá podnikateľom povinnosť viesť účtovníctvo v rozsahu a spôsobom ustanoveným osobitným zákonom (ust. § 35 Obchodný zákonník). Osobitným zákonom upravujúcim rozsah a spôsob vedenia účtovníctva je zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej ako „Zákon o účtovníctve“). Podnikatelia ako i ďalšie účtovné jednotky majú možnosť voľby, či vedenie ich účtovníctva zabezpečia interne – účtovníkom, ktorý je ich zamestnancom, alebo externe – inou právnickou osobou alebo fyzickou osobou, ktorá túto činnosť vykonáva ako podnikanie na základe voľnej živnosti „vedenie účtovníctva“.
Aké riziká môžu nastať pri vydaní dokladov, ak účtovníctvo vedie zamestnanec účtovnej jednotky?
Pokiaľ účtovná jednotka zabezpečí vedenie účtovníctva vlastnými zamestnancami, má v zásade kedykoľvek prístup k potrebným informáciám a dokumentom, plnenie pracovných povinností spočívajúcich vo vedení účtovníctva vie lepšie odkontrolovať a tiež je tu menšia pravdepodobnosť úniku informácii o jeho podnikaní. Ako vyplýva zo samotnej povahy závislej práce, interný účtovník (zamestnanec) vedie účtovníctvo svojho zamestnávateľa v jeho mene, podľa pokynov zamestnávateľa a využívaním pracovných prostriedkov vo vlastníctve zamestnávateľa. To platí rovnako pre účtovný softvér a všetky databázy údajov a dát, vrátane ich výstupov, ktoré pri vedení účtovníctva vytvára a tieto sú vlastníctvom zamestnávateľa. Vo vzťahu k odovzdaniu účtovných dokladov interným účtovníkom vznikajú problematické situácie len minimálne a ak by aj nastala situácia, kedy interný účtovník neodovzdá účtovnú dokumentáciu alebo jej časť zamestnávateľovi, dopustí sa jednoznačného porušenia povinnosti, s možným vyvodením zodpovednosti nielen v rovine pracovného práva, ale dokonca takéto konanie môže presiahnuť aj hranice trestného práva.
Čo ak vedenie účtovníctva zverím externej osobe?
Pokiaľ sa podnikateľ rozhodne pre druhý spôsob vedenia účtovníctva, t. j. externým spôsobom, mal by mať v prvom rade vzájomne vzťahy s účtovnou firmou upravené v zmluve, ktorá založí rámec celého ich budúceho vzťahu, spolupráce a vzájomných práv a povinností. Zmluva o vedení účtovníctva nemá zákonom predpísanú písomnú formu, no z dôvodu, že za účtovníctvo je vždy zodpovedná samotná účtovná jednotka a poverením inej právnickej alebo fyzickej osoby sa tejto zodpovednosti nezbavuje, je vhodné v prípade externého vedenia účtovníctva uzavrieť zmluvu v písomnej forme. Dôkladnou úpravou vzájomných práv a povinností v zmluve sa môže účtovná jednotka vyhnúť rôznym sporom. Netreba však zabúdať, že ak nebude zmluva o vedení účtovníctva uzatvorená písomne, budú sa vzájomné vzťahy spravovať len zákonom, a práve tu v praxi často vznikajú spory o otázke v akom rozsahu strana právneho vzťahu je, resp. nie je na určité konanie povinná, a teda za nesplnenie akej povinnosti je, resp. nie je zodpovedná. Dôvodom je najmä skutočnosť, že zmluva o účtovníctve nie je vymedzená ako samostatný zmluvný typ v zákone a vzhľadom na skutočný obsah činností, ktoré pod vedenie účtovníctva obvykle spadajú, resp. s ním môžu súvisieť, tak môže byť v praxi problematické určiť, akými právnymi normami a ustanoveniami zákona sa tie-ktoré povinnosti majú riadiť. Služba vedenia účtovníctva totiž zahŕňa tak činnosti, ktoré môžeme definovať ako zhotovenie diela (napr. spracovanie účtovnej závierky, daňového priznania, zaúčtovanie účtovných dokladov, vyhotovenie účtovných kníh a pod.), v inej časti ako mandátny vzťah (napr. pri podávaní daňových priznaní, oznámení alebo hlásení za klienta ako zamestnávateľa) a v ďalšej časti napr. ako zmluvu o úschove (napr. pri uložení účtovníctva a účtovných a iných dokladov klienta v priestoroch účtovníka).
Ak teda klient nemá s účtovníkom uzatvorenú písomnú zmluvu, tak v prípade nezhody alebo konfliktu v praxi často nastáva situácia, kedy strany nevedia čoho sa môžu, resp. nemôžu oprávnene voči druhej strane domáhať.
Ako môže písomná zmluva o vedení účtovníctva pomôcť pri riešení situácie nevydania účtovných dokladov?
Za zásadné považujeme upozorniť, že nestačí mať uzatvorenú „akúkoľvek“ zmluvu na vedenie účtovníctva, ale zmluva by mala byť kvalitne spracovaná a to predovšetkým vo vzťahu k dostatočne určito a jasne vymedzeniu predmetu plnenia, t.j. čo má, resp. čo (už) nemá účtovník povinnosť pre klienta skutočne vykonávať, a potom tiež z hľadiska vymedzenia ostatných vzájomných práv a povinností, pričom tu sa treba zamerať na detailnú úpravu tých častí spolupráce medzi stranami, kde najčastejšie môžu vznikať spory a nezhody, resp. kde účastníci vzťahu v praxi najčastejšie „zlyhávajú“. Za jednu z týchto častí určite môžeme označiť aj vysporiadanie vzťahov pri skončení spolupráce, čo zahŕňa aj vydanie účtovníctva, resp. účtovných a iných dokladov, ktoré sa týkajú klienta a sú v dispozícii účtovníka. Ak si strany v zmluve presne vymedzia postup a vzájomné práva a povinnosti, podľa ktorých budú postupovať pri vrátení účtovných a iných dokladov klientovi, potom bude medzi nimi vždy jasné čoho sa vzájomne voči sebe môžu domáhať.
Ako pripraviť kvalitnú zmluvu o vedení účtovníctva?
Zmluvu o vedení účtovníctva možno uzatvoriť buď ako inominátnu (nepomenovanú) zmluvu, teda typ zmluvy ktorý nie je výslovne upravený v zákone, alebo ako niektorý zo zmluvných typov pomenovaných v zákone, resp. ich kombináciou. Zmluvné typy, ktoré v praxi podnikatelia s externým účtovníkom často uzatvárajú sú napr. zmluva o dielo alebo mandátna zmluva. To, ktorá zmluva je typovo najvhodnejšia, závisí od definovania skutočného predmetu plnenia účtovníka pre klienta. Odporúčaným riešením je určite inominátna zmluva označená napríklad ako „Zmluva o vedení účtovníctva“, uzatvorená podľa ust. § 269 ods. 2 Obchodného zákonníka, ktorá bude dôsledne, jasne a určito vymedzovať vzájomné práva a povinnosti strán.
Predmet zmluvy o vedení účtovníctva, tzn. vymedzenie činnosti, ktorými sa bude rozumieť vedenie účtovníctva, možno vymedziť pozitívne aj negatívne, to znamená, že zmluvné strany si konkrétne vymedzia, ktoré činnosti a prípadne aj v akej forme, resp. akým spôsobom, má účtovník vykonávať a ktoré naopak nie, t.j. nie sú predmetom zmluvy a ich vykonávanie nie je ani klientom nárokovateľné.
Článok o nevydaní účtovných dokladov je zverejnený v plnom rozsahu v Diári správneho účtovníka pre rok 2024.
