Osobný spis zamestnanca začleňujeme medzi základnú personálnu dokumentáciu. Tento spis zamestnanca však nemá zákonom predpísanú formu a nedozvieme sa tak ani to, čo by malo byť jeho obsahom. Z článku 11 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce však vyplýva že „zamestnávateľ môže o zamestnancovi zhromažďovať len tie osobné údaje, ktoré súvisia s kvalifikáciou a profesionálnymi skúsenosťami zamestnanca a údaje, ktoré môžu byť významné z hľadiska práce, ktorú zamestnanec má vykonávať, vykonáva alebo vykonával.“
Osobný spis však nekončí skončením pracovného pomeru zamestnanca. Podľa Zákona o archívoch a registratúrach č. 395/2002 je osobný spis registratúrnym záznamom, ktorý je súčasťou registratúry zamestnávateľa.
Osobná zložka zamestnanca teda väčšinou obsahuje všetky potrebné dokumenty, ktoré sa týkajú jeho pracovnoprávneho vzťahu so zamestnávateľom, zložky o priebehu tohto vzťahu a jeho ukončenia.
Na základe vyššie uvedeného, do osobného spisu zamestnanca môžeme zaradiť :
- žiadosť o prijatie do zamestnania,
- životopis,
- osobný dotazník,
- záznam z výberového pohovoru a vyrozumenie o výsledku,
- pracovná zmluva,
- dodatky k pracovnej zmluve,
- dohoda o hmotnej zodpovednosti,
- dohoda o zvýšení kvalifikácie,
- potvrdenie o zamestnaní,
- pracovný posudok,
- popis práce a špecifikácia pracovného miesta,
- prehlásenie zamestnanca vyjadrujúce súhlas so spracovávaním osobných údajov na pracovno-právne účely, prípadne prehlásenie zamestnanca vyjadrujúce jeho súhlas s vysielaním na pracovné cesty,
- dohoda o mzde a mzdových podmienkach,
- potvrdenie o vstupných informáciách – pracovný poriadok, kolektívna zmluva, školenie BOZP a PO (vrátane podpísaného záznamu),
- registračný list FO (prihláška, zmena, odhláška),
- nahlásenie zmeny osobných údajov,
- výstupný list,
- upozornenie na porušenie pracovnej disciplíny,
- žiadosť o ukončenie pracovného pomeru/výpoveď,
- doručenka potvrdzujúca doručenie výpovede,
- prípadne iné doplnené dokumenty.
Je dôležité vedieť, že každý zamestnanec má právo nahliadnuť do svojho vlastného osobného spisu, rovnako si tak môže vyhotovovať kópie a vykonávať výpisy a odpisy. Toto právo zamestnancovi zaisťuje kontrolu, aké údaje o ňom zamestnávateľ zhromažďuje.
Nie každý údaj však smieme zaradiť do spisu zamestnanca. Citlivosť niektorých údajov môže zamestnanca ekonomicky a sociálne poškodiť, zároveň tak môžu byť tieto údaje aj predmetom jeho znevýhodnenia. Medzi tieto tzv. zakázané údaje patria:
- údaje o tehotenstve – tento údaj sa nesmie vyžadovať v predzmluvných vzťahoch, čiže pred uzatvorením pracovného pomeru,
- rodinných pomeroch,
- bezúhonnosti, s výnimkou, ak ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu vyžaduje bezúhonnosť, alebo ak požiadavku bezúhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať,
- o politickej, odbornej, náboženskej príslušnosti,
- informácie odhaľujúce zdravotný stav a spracovávanie unikátnych genetických a biometrických údajov na individuálnu charakteristiku fyzickej osoby,
- údaje odhaľujúce sexuálny život alebo sexuálnu orientáciu,
- národnostný, rasový či etnický pôvod alebo príslušnosť k členstvám v rôznych organizáciách,
- údaje vyjadrujúce politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie.
Čo sa týka napríklad fotografie zamestnanca, tá už viac nepatrí medzi osobitnú kategóriu osobných údajov, tzv. citlivé osobné údaje, no aj tak sa môže spracovávať iba zo súhlasom zamestnanca. Okrem toho do tejto kategórie po novom nepatrí už ani rodné číslo či vlastnoručný podpis.
PERSONÁLNA AGENDA
Do osobného spisu zamestnanca sa zaznamenáva aj personálna agenda. Táto agenda vzniká pri:
- vzniku pracovného pomeru, zmene dohodnutých podmienok pracovného pomeru a pri skončení pracovného pomeru – pracovná zmluva, dohoda o zmene pracovnej zmluvy, doplnok k pracovnej zmluve, výstupné listy, zápočtové listy
- zabezpečení základných personálnych údajov – dotazník
- zabezpečení plnenia oznamovacích povinností do Sociálnej poisťovne, zdravotných poisťovní – prihlášky, odhlášky, zmeny
- realizácii školení zamestnancov – BOZP, vstupné, periodické
- riešení záležitostí súvisiacich s pracovným pomerom – hmotná zodpovednosť, porušenie pracovnej disciplíny.
MZDOVÁ AGENDA
Mzdová agenda by sa na rozdiel od tej personálnej mala viesť osobitne. Mzdová agenda predstavuje vlastné špecifiká, ako napríklad to, že má inú lehotu uloženia v registratúrnom stredisku ako personálna agenda, zároveň podlieha rozdielnym kontrolným orgánom, a taktiež skutočnosť, že mzdovú agendu často vykonávajú iní zamestnanci (mzdoví účtovníci). Výnimku predstavuje dohoda o mzdových podmienkach, ktorá predstavuje povinnú súčasť pracovnej zmluvy.
Mzdová agenda predstavuje:
- výpočet miezd,
- výpočet priemerných zárobkov na pracovnoprávne účely,
- evidenciu dovoleniek, evidenciu zákonníkom práce limitovaného pracovného voľňa s náhradou mzdy (ošetrenie u lekára, prípadne iné pracovné voľno s náhradou),
- evidenciu nemocí, ošetrovného, mimo evidenčných stavov,
- evidenciu zrážok zo mzdy jednotlivých zamestnancov,
- tvorbu a evidenciu mzdových listov, výplatných pások,
- odosielanie miezd na osobné účty zamestnancov,
- odosielanie odvodov a daní na účty jednotlivých inštitúcií a ich vykazovanie(ročné, mesačné)
- vystavovanie rôznych potvrdení ( potvrdenie o zdaniteľnom príjme, potvrdenie na účely nemocenskej dávky, akékoľvek iné potvrdenie o príjme na žiadosť zamestnanca),
- tvorbu evidenčných listov dôchodkového poistenia pre sociálnu poisťovňu.
K založeniu osobného spisu a vedenia záznamov o priebehu zamestnania nie je súhlas zamestnanca potrebný. Zamestnávateľ by sa však mal uistiť, že každému zamestnancovi je jasné a zrejmé, ako sa budú jeho osobné údaje ďalej spracúvať.
Zodpovednosť a precíznosť pri tvorbe osobného spisu zamestnanca, ako aj pri tvorbe personálnej agendy by mala byť pre všetkých personalistov akousi automatickou povinnosťou. Ich dôležitou úlohou nie je poskytovať úplné a presné informácie iba počas pracovnoprávneho pomeru, ale taktiež aj po jeho ukončení.
