Identifikáciu konečného užívateľa výhod (ďalej len „KUV“) partnera verejného sektora (ďalej len „PVS“) vykonáva pri jeho zápise do registra partnerov verejného sektora (ďalej len „register“) oprávnená osoba, ktorá je povinná konať nestranne a s odbornou starostlivosťou a plniť aj ďalšie iné povinnosti vyplývajúce zo zákona č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej aj len „zákon o RPVS“) a iných právnych predpisov.
Oprávnená osoba vykonáva pre PVS činnosti súvisiace s registračným konaním a spolu s PVS zodpovedá za správnosť, aktuálnosť a úplnosť údajov zapísaných v registri, identifikáciu KUV, overovanie identifikácie KUV a taktiež za ich pravidelnú aktualizáciu.
Okrem prvotnej identifikácie KUV a zápisu PVS do registra, vykonáva oprávnená osoba overovanie identifikácie KUV (tzv. verifikáciu) aj počas trvania zápisu PVS v registri, najmä v prípade tzv. verifikačných udalostí. Verifikačné udalosti sú taxatívne vymedzené v § 11 ods. 2 písm. a) až e) zákona o RPVS, v zmysle ktorého, cit.:
„(2) Oprávnená osoba je povinná identifikovať konečného užívateľa výhod pri prvom zápise do registra a následne overovať identifikáciu konečného užívateľa výhod
a) v súvislosti s podaním návrhu na zápis zmeny konečného užívateľa výhod,
b) pri svojom zápise ako oprávnenej osoby do registra,
c) k 31. decembru kalendárneho roka, ak odsek 8 neustanovuje inak,
d) v súvislosti s uzatvorením zmluvy, ktorej plnenie presahuje hodnotu plnenia podľa § 2 ods. 2 a 3, alebo jej zmenou, a to nie skôr ako desať dní pred uzatvorením zmluvy alebo jej zmenou,
e) v súvislosti s plnením zo zmluvy, ktorého hodnota prevyšuje v úhrne 1 000 000 eur za 30 dní, a to nie skôr ako desať dní pred plnením zo zmluvy.“
Ak bola vykonaná identifikácia alebo overenie identifikácie KUV oprávnenou osobou v prechádzajúcich šiestich mesiacoch pred uzatvorením zmluvy, zmenou zmluvy alebo pred plnením zo zmluvy, tak sa pri verifikačných udalostiach podľa písm. d) a e) uplatňuje výnimka z povinného overovania identifikácie KUV. Táto výnimka, upravená v § 11 ods. 3 zákona o RPVS, bola ustanovená z dôvodu eliminácie viacnásobného overovania identifikácie KUV. Pre jasnejšiu predstavu uvádzame nasledovný príklad: PVS bol oprávnenou osobou zapísaný do registra dňa 01.02.2021, pričom pri jeho zápise do registra bola vykonaná identifikácia KUV. V máji 2021 má PVS v pláne uzatvoriť zmluvu, ktorej plnenie prekračuje zákonom stanovené finančné limity. Uzatvorením takejto zmluvy nastane verifikačná udalosť podľa § 11 ods. 2 písm. d) zákona o RPVS, v prípade ktorej má byť vykonané overenie identifikácie KUV. Keďže k identifikácii KUV došlo naposledy dňa 01.02.2021, teda nie viac ako šesť mesiacov pred uzatvorením zmluvy, platí výnimka podľa § 11 ods. 3 zákona o RPVS a overenie identifikácie KUV podľa § 11 ods. 2 písm. d) zákona o RPVS v tomto prípade nie je potrebné.
Okrem verifikačných udalostí, kedy je overenie KUV povinné, zákon o RPVS v § 11 ods. 4 ustanovuje možnosť dobrovoľného overenia identifikácie KUV (ktorého vykonávanie môže byť písomné dohodnuté medzi oprávnenou osobou a PVS), ktorého potreba vyplynula z aplikačnej praxe oprávnených osôb a PVS. Na základe tohto ustanovenia je možné vykonať overenie identifikácie KUV kedykoľvek, aj bez toho, aby nastala niektorá z vyššie uvedených verifikačných udalostí.
Overením identifikácie KUV sa zabezpečuje aktuálnosť údajov o KUV zapísaných v registri. Oprávnená osoba svojim konaním uskutočňuje voči PVS samostatnú kontrolnú a preverovaciu činnosť, pričom je povinná konať nezávisle a nestranne a týmto spôsobom aj overiť pravdivosť a úplnosť zapísaných údajov o KUV a aj PVS. V prípade, že povinnosť vykonať overenie identifikácie KUV nebude splnená, zákon umožňuje PVS v súlade s § 15 ods. 2 zákona o RPVS sankcionovať okrem iného aj odmietnutím plnenia zo zmluvy zo strany verejného sektora (po dobu nesplnenia povinnosti). Zároveň, ak sú do registra zapísané nepravdivé alebo neúplné údaje o KUV alebo verejných funkcionároch, prípadne nebude splnená povinnosť podať návrh na zápis zmeny zapísaných údajov, môže byť toto konanie sankcionované zákonom o RPVS určenou pokutou. Viac o sankciách podľa zákona o RPVS sa dozviete v našom článku „Sankcie pri Registri partnerov verejného sektora“, ktorý je dostupný na: https://www.legalfirm.sk/sk/partner-verejneho-sektora/clanok/sankcie-pri-rpvs.
Podanie návrhu na zápis zmeny KUV
Verifikačnou udalosťou v zmysle § 11 ods. 2 písm. a) zákona o RPVS je zmena KUV – buď zmena zapísaných údajov o KUV (najčastejšie ide o zmenu adresy trvalého pobytu, prípadne zmenu priezviska KUV) alebo zmena v samotnej osobe KUV (ďalšia osoba spĺňa podmienky pre jej identifikáciu ako KUV alebo osoba už nespĺňa podmienky pre jej identifikáciu ako KUV).
Zmena oprávnenej osoby
Každý PVS musí mať v registri akéhosi prostredníka alebo zástupcu - oprávnenú osobu, ktorá pre neho vykonáva všetky činnosti a úkony súvisiace s identifikáciou a overovaním identifikácie KUV vyplývajúce jej zo zákona o RPVS. V registri môže mať PVS zapísanú vždy len jednu oprávnenú osobu. Jedna oprávnená osoba však môže vykonávať činnosti oprávnenej osoby pre viacerých PVS. V prípade ukončenia ich spolupráce existujú dve možnosti, pričom prvou je výmaz PVS z registra a druhou výmaz oprávnenej osoby z registra, kedy samotný PVS v registri zostáva zapísaný (ide o výmaz resp. o zmenu oprávnenej osoby v registri). Oprávnená osoba má možnosť ukončiť spoluprácu s PVS napríklad z dôvodu, že jej PVS neposkytuje potrebnú súčinnosť vyžadovanú zákonom o RPVS pre riadne plnenie povinností oprávnenej osoby. Ak dôjde k výmazu oprávnenej osoby, PVS má povinnosť zabezpečiť zápis novej oprávnenej osoby najneskôr do 30 dní od výmazu.
Pravidelné overovanie KUV k 31.12. – „TZV. ZIMNÁ VERIFIKÁCIA“
Najčastejšou verifikačnou udalosťou je overenie identifikácie KUV k 31.12. každého (príslušného) kalendárneho roka. Cieľom tohto overovania je zabezpečenie vykonania aktualizácie údajov minimálne raz do roka. Neraz sú PVS v domnení, že keď od posledného overenia identifikácie KUV nedošlo v ich subjekte k žiadnym zmenám, nemusia poskytnúť oprávnenej osobe súčinnosť počas pravidelného overovania KUV k 31.12. kalendárneho roka. Nakoľko je overovanie KUV k 31.12. povinnou verifikačnou udalosťou vyplývajúcou z § 11 ods. 2 písm. c) zákona o RPVS, oprávnená osoba musí vykonať aktualizáciu údajov a PVS je povinný poskytnúť jej pri tom súčinnosť. Cieľom ustanovenia § 11 ods. 2 písm. c) zákona o RPVS je deklarovať stav k 31.12. príslušného kalendárneho roka. Oznámenie o overení identifikácie je však možné zaslať aj po 31.12. kalendárneho roka. Posledný deň lehoty na zaslanie oznámenia o overení identifikácie bol v § 11 ods. 8 zákona o RPVS stanovený na termín 28. február nasledujúceho kalendárneho roka. Ak oprávnená osoba zistí zmenu zapísaných údajov o KUV, je povinná postupovať podľa § 9 zákona o RPVS.
Overovanie pri uzatvorení zmluvy a jej zmene
Overenie identifikácie podľa § 11 ods. 2 písm. d) zákona o RPVS má zabezpečiť správnosť a úplnosť údajov o KUV pred uzatvorením zmluvy alebo jej zmenou. Povinnosť vykonať overenie identifikácie KUV sa vzťahuje na uzatvorenie zmluvy alebo na zmenu zmluvy s hodnotou prevyšujúcou finančné limity podľa § 2 ods. 2 a 3 zákona o RPVS, a to nie skôr ako desať dní pred uzatvorením zmluvy alebo jej zmenou. V tomto prípade musí PVS v dostatočnom predstihu informovať oprávnenú osobu o výskyte tejto verifikačnej udalosti.
Overovanie pri plnení zo zmluvy
Overovanie identifikácie KUV pred plnením zo zmluvy, ktorého hodnota prevyšuje v úhrne jeden milión eur za 30 dní, je potrebné ešte predtým, ako nastane samotné plnenie zo zmluvy. Podobne ako v predchádzajúcom prípade zákon o RPVS stanovuje, že overenie identifikácie KUV sa má vykonať nie skôr ako desať dní pred tým, ako má nastať plnenie zo zmluvy. V tomto prípade musí PVS taktiež v dostatočnom predstihu informovať oprávnenú osobu, nakoľko oprávnená osoba nie je schopná sama zistiť plánované plnenie zo zmluvy.
Momentálne sa blíži pravidelné overovanie KUV k 31.12.2021, tzv. zimná verifikácia. Dovoľujeme si Vás upozorniť, že zimná verifikácia je jednou z vyššie spomenutých verifikačných udalostí, kedy je overovanie identifikácie KUV PVS povinné. Preto prosím nezabudnite, že je potrebné poskytnúť oprávnenej osobe zákonnú súčinnosť. Ak Vám už prišiel e-mail k vyžiadaniu podkladov a dokumentov k tzv. zimnej verifikácii, prosím neignorujte ho a splňte si svoju zákonnú povinnosť súvisiacu so zápisom do registra tak, aby boli všetky povinnosti vyplývajúce zo zákona o RPVS splnené v zákonných lehotách.
